Servizio Prenotazione OnLine (Auditorium & Aule)

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Procedura per la richiesta di prenotazione di risorse presso l'Area:

La richiesta di utilizzo delle strutture congressuali, sale riunioni e aule, devono essere inoltrate utilizzando la procedura online di seguito descritta. Le informazioni richieste dalla procedura devono essere fornite in modo completo ed accurato tenendo conto che le stesse sono riutilizzate da altre procedure automatiche per la segnalazione (nelle pagine del portale di area) degli eventi giornalieri (campi "Titolo evento" e "Descrizione evento").

Inoltre, al fine di ottimizzare l'utilizzo delle strutture, è fatto obbligo all'organizzatore di comunicare tempestivamente all'Area ogni sostanziale modifica nel programma dell'evento o nel numero previsto di partecipanti che si verificasse tra la conferma della prenotazione e l'evento stesso.
Per ogni comunicazione in merito, con la Direzione di Area e/o il personale incaricato alla gestione, utilizzare:

 


Prima di avviare la procedura di prenotazione, consultare il calendario dal Menu CALENDARIO EVENTI

 

  • cliccando sulle le frecce laterali si cambia rispettivamente il mese o l'anno;
  • cliccando sul nome del mese si ottiene la lista dettagliata degli eventi del mese;
  • cliccando sull' anno si ottiene lista dettagliata, completa e ordinata degli eventi.

 

Successivamente eseguire i seguenti passi:

  1. Dal menu PRENOTAZIONE_ONLINE selezionare la voce Prenotazioni:

    • il menu viene espanso con un ulteriore voce Prenota risorsa;
    • in automatico viene aperta la pagina "calendario" sul mese corrente

      • la pagina "calendario" presentata è navigabile e si possono ottenere informazioni sulle risorse impegnate da ogni singolo evento (spazii e orari)

  2. Dal menu PRENOTAZIONE_ONLINE selezionare Prenota risorsa per avviare la procedura di compilazione della richiesta di prenotazione:

    • compilare il Modulo di richiesta e premere Invia.
      • il sistema, in tempo reale, provvede ad inviare via e-mail copia del modulo compilato:
        • all'indirizzo e-mail del richiedente;
        • agli amministratori del "servizio On_Line" ed alla Segreteria di Direzione dell'Area.

Al ricevimento della richiesta di prenotazione, gli amministratori incaricati, ne verificano la validità e la disponibilità delle risorse richieste e provvedono ad aggiornare il calendario con il nuovo evento come "Prenotazione da confermare". Sarà cura dell'amministratore contattare il richiedente (organizzatore dell'evento) per eventuali ulteriori informazioni/precisazioni se necessarie, e/o per confermare l'avvenuta accettazione della richiesta. Alla conferma di accettazione segue un cambio di "stato" della prenotazione che passa da "Prenotazione da confermare" a "Prenotazione confermata".

NOTA:

Ogni richiesta avviata dalla procedura on_line, da vita ad un "evento" che inizia e termina il proprio percorso passando per una serie di "stati" prestabiliti.
Il sistema di gestione del "calendario" associa ad ogni evento un colore che ne evidenzia lo "stato" del momento (temporaneo e/o definitivo).

Lo stato inziale di ogni evento è
"giallo" ovvero "Evento in prenotazione(*)" (temporaneo) (prenotazione inviata prima del 13/9/2011);
"marrone" ovvero "Evento in prenotazione" (temporaneo) (prenotazione inviata dopo il 12/9/2011);

Gli stati successivi possono essere:

"verde" ovvero "Evento prenotato" (temporaneo) (prima del 13/9/2011);
"verde scuro" ovvero "Evento prenotato" (temporaneo) (dopo il 12/9/2011);
"blu" ovvero "Evento concluso" (definitivo);
"rosso" ovvero "Evento annullato" (definitivo);
'viola" ovvero "Evento rifiutato" (definitivo).

 

 

 

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